Términos de Servicio
Última actualización: Septiembre 2026
1. Naturaleza del Servicio y Ausencia de Intermediación Financiera
TuQuotaAdmin actúa de manera exclusiva como un proveedor de software (SaaS) y plataforma tecnológica para facilitar la gestión administrativa de propiedades horizontales de manera eficiente y moderna. TuQuotaAdmin NO actúa ni operará de forma alguna como intermediario financiero, entidad recaudadora, fiduciaria ni prestador de servicios de pago directo o pasarela de pagos, de acuerdo con las leyes financieras de la República de Colombia.
Todos los movimientos financieros, transacciones bancarias, recaudos de cartera, ajustes, conciliaciones y el flujo de caja del condominio son responsabilidad única, exclusiva y directa del Administrador del Condominio (o representante legal) registrado en la plataforma. TuQuotaAdmin no será responsable civil, penal, ni administrativamente por fondos extraviados, transferencias erróneas, fraudes internos, o discrepancias contables en la propiedad horizontal.
2. CLÁUSULA: RESPONSABILIDAD EN LA CONFIGURACIÓN DE PASARELAS DE PAGO Y CREDENCIALES
2.1 Naturaleza del Servicio
El Usuario (Administrador) reconoce que TuQuotaAdmin actúa exclusivamente como un facilitador técnico e integrador que conecta la plataforma con la pasarela de pagos (ej. Wompi u otras) contratada de forma independiente por el Usuario. TuQuotaAdmin no es una entidad financiera, pasarela de pagos, ni receptor de fondos.
2.2 Custodia de Credenciales (API Keys)
Para el funcionamiento del servicio de recaudo en línea, el Usuario deberá ingresar sus llaves de acceso (API Keys, Secret Keys o Tokens) proporcionadas por su pasarela de pagos. El Usuario es el único responsable de la veracidad, configuración, protección y custodia de dichas credenciales bajo su deber de debida diligencia.
2.3 Exoneración de Responsabilidad
TuQuotaAdmin no será responsable bajo ninguna circunstancia por:
- A. El uso indebido, exposición, filtración, pérdida o robo de las credenciales de integración o llaves maestras si estas ocurren por negligencia del Usuario, mal manejo de su personal o vulneraciones en sus propios dispositivos o sistemas externos.
- B. Transacciones fallidas, reversiones, fraudes (incluyendo contracargos), errores en el procesamiento de pagos o disputas entre los copropietarios y la administración, siendo estas responsabilidad exclusiva de la pasarela de pagos seleccionada y el Usuario.
- C. Errores de configuración por parte del Usuario al momento de integrar y parametrizar sus llaves en el panel de configuración de la plataforma TuQuotaAdmin.
- D. Cualquier interrupción del servicio o pérdida de operaciones derivada de fallas técnicas en la infraestructura web o API de la pasarela de pagos de terceros.
2.4 Seguridad Técnica y Ley 1273 de 2009
Dando cumplimiento a la Ley 1273 de 2009 (Delitos Informáticos) en materia de protección de la información y los datos, TuQuotaAdmin se compromete a implementar medidas de seguridad estándar de la industria. Específicamente, las credenciales, llaves maestras y API Keys (incluyendo las correspondientes a pasarelas bancarias o integraciones sensibles como Wompi) se almacenan utilizando algoritmos de cifrado de grado bancario (AES-256), garantizando que no sean legibles en texto plano en la base de datos.
Sin embargo, el Usuario acepta que ningún sistema de transmisión o almacenamiento electrónico en la red es 100% invulnerable frente a ataques sofisticados de fuerza mayor, asumiendo el riesgo técnico inherente al uso de integraciones de software a través de Internet.
3. Estructura de Precios y Facturación
3.1 Componentes del Cobro Mensual
El uso de la plataforma TuQuotaAdmin genera una factura mensual compuesta por los siguientes conceptos:
- Cargo Licencia (Cuota Fija): Un valor fijo por cada unidad de cuota de administración recaudada a través de la plataforma. Se calcula dividiendo el recaudo total del condominio entre la cuota base del condominio, dando como resultado el número de unidades facturables. El valor unitario es configurable por el SuperAdministrador.
- Cargo de Gestión (Comisión Variable): Un porcentaje aplicado sobre el recaudo total del período. El porcentaje es configurable por el SuperAdministrador y su valor se determina según el volumen gestionado por el condominio.
- Servicios Integrados: Aplica únicamente cuando el condominio tiene servicios tecnológicos activos configurados en la plataforma (cámaras, porteros electrónicos, control de acceso, etc.). Se calcula como: Costo por vivienda × Número total de viviendas × Servicios activos. Este cargo solo aparece en la factura cuando existen servicios activos y el costo por vivienda es mayor a cero.
El monto total de la factura es la suma de los tres componentes anteriores, redondeado a la unidad más cercana.
3.2 Base de Cálculo
Para efectos del Cargo Licencia y el Cargo de Gestión, se tiene en cuenta únicamente el recaudo facturable, que corresponde a los pagos confirmados de los copropietarios realizados a través de los canales de pago integrados en la plataforma y confirmados manualmente por el administrador. Se excluyen del cálculo los pagos importados desde archivos Excel o registros históricos cargados de forma manual.
3.3 Valores por Defecto
Los valores por defecto de la plataforma son:
- Cargo Licencia: $500 COP por unidad de cuota recaudada.
- Cargo de Gestión: 1% sobre el recaudo facturable.
- Servicios Integrados: $0 COP por vivienda (solo aplica si el SuperAdministrador define un valor).
Estos valores son configurados exclusivamente por el SuperAdministrador de TuQuotaAdmin y pueden ser modificados sin previo aviso, aplicando a las facturas generadas a partir del mes siguiente al cambio.
3.4 Código Promocional
TuQuotaAdmin podrá otorgar códigos promocionales que otorgan un período de uso gratuito al inicio del servicio. Durante el período promocional, el monto total de la factura será igual a cero. La facturación comenzará una vez finalizado el período gratuito, calculándose conforme a la estructura de precios vigente al momento del inicio de la facturación.
3.5 Impuestos y Retenciones
El valor de la suscripción mensual pactado corresponde al valor bruto del servicio. Dado que el Cliente (El Condominio) actúa como agente de retención según la normativa tributaria colombiana vigente, se aplicarán las siguientes reglas:
- Obligación de Retener: El Cliente practicará las retenciones en la fuente (Renta e ICA) que legalmente correspondan según la naturaleza del servicio y la base mínima establecida por la DIAN y el municipio respectivo para el año fiscal en curso.
- Base Mínima: Si el valor mensual de la suscripción no supera el tope mínimo legal para la retención por servicios (establecido en UVT para el año vigente), el Cliente se abstendrá de practicar dicha retención, realizando el pago del 100% del valor facturado.
- Certificación Obligatoria: En caso de que el Cliente realice retenciones, se obliga a expedir y enviar a TuQuotaAdmin el correspondiente Certificado de Retención dentro de los plazos legales establecidos por el Gobierno Nacional. Dichos certificados deberán ser enviados al correo electrónico de soporte de la plataforma.
4. Ciclo de Facturación y Vencimiento
Las facturas se generan de forma mensual por el SuperAdministrador de TuQuotaAdmin, correspondientes al período calendario anterior. La fecha límite de pago (vencimiento) será el décimo día hábil del mes siguiente al período facturado, considerando como mínimo 10 días hábiles desde la fecha de generación de la factura.
Una factura generada por un período específico no podrá ser modificada en su monto una vez emitida, salvo error manifiesto comprobable.
5. Estados de la Factura y Flujo de Pago
Cada factura atraviesa los siguientes estados:
- PENDIENTE: Factura generada, en espera de pago por parte del condominio.
- PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN: El administrador del condominio ha subido el comprobante de transferencia bancaria; TuQuotaAdmin está revisando la confirmación del pago.
- PAGADO: El pago ha sido confirmado por TuQuotaAdmin. La factura queda cancelada.
- VENCIDO: La fecha de vencimiento ha pasado sin que se haya recibido el pago. Se aplican las consecuencias descritas en la sección 6.
- RECHAZADO: TuQuotaAdmin ha rechazado el comprobante de pago presentado, indicando el motivo del rechazo. El administrador deberá subir un nuevo comprobante.
El administrador del condominio podrá presentar comprobantes de pago para múltiples períodos en una sola transferencia bancaria. TuQuotaAdmin agrupará los comprobantes por archivo de comprobante para facilitar la gestión.
6. Consecuencias del No Pago y Suspensión del Servicio
Si una factura alcanza el estado VENCIDO, el condominio será bloqueado automáticamente, quedando suspendido el acceso a las funcionalidades de la plataforma hasta que la totalidad de las facturas pendientes sea cancelada.
TuQuotaAdmin enviará notificaciones de recordatorio de pago cuando una factura esté próxima a vencer (dentro de los 3 días hábiles anteriores a la fecha de vencimiento).
El desbloqueo del condominio se realizará de forma automática una vez TuQuotaAdmin confirme la recepción del pago de todas las facturas pendientes.
Excepción: Si el administrador ha presentado un comprobante de pago y este se encuentra en estado PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN, el bloqueo del condominio se suspenderá hasta que TuQuotaAdmin confirme o rechace dicho pago.
7. Métodos de Pago
El pago de las facturas de la plataforma se realizará exclusivamente mediante transferencia bancaria a las cuentas designadas por TuQuotaAdmin. El proceso es el siguiente:
- El administrador del condominio realiza la transferencia bancaria por el monto total de la factura(s) pendiente(s).
- El administrador sube el comprobante de transferencia a través de la plataforma, junto con el comprobante de retención si aplica.
- TuQuotaAdmin revisa y valida el comprobante. Si es aprobado, la factura cambia a estado PAGADO. Si es rechazado, la factura cambia a estado RECHAZADO con indicación del motivo.
TuQuotaAdmin no aceptará pagos por otros medios (efectivo, cheques, PSE, tarjetas de crédito/débito) para el pago de facturas de la plataforma.
8. Servicios Integrados
TuQuotaAdmin ofrece la posibilidad de gestionar servicios tecnológicos integrados para el condominio, tales como cámaras de vigilancia, porteros electrónicos, control de acceso y otros dispositivos conectados. Estos servicios se administran desde el módulo de Servicios Integrados de la plataforma.
El cobro mensual por servicios integrados se calcula según la fórmula descrita en la sección 3.1 y solo aplica cuando el condominio tiene al menos un servicio activo. El administrador puede activar o desactivar servicios individuales en cualquier momento, y los cambios se reflejan en la facturación del mes siguiente.
TuQuotaAdmin no es responsable del funcionamiento físico de los dispositivos de terceros (cámaras, porteros, etc.), sino únicamente de la gestión y administración de los mismos a través de la plataforma.
9. Propiedad Intelectual
TuQuotaAdmin es una marca registrada y el software es propiedad exclusiva de TuQuotaAdmin. Al registrarse en la plataforma, se otorga al Usuario una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable, únicamente para los fines de gestión administrativa de la propiedad horizontal que le ha sido asignada.
Queda expresamente prohibido:
- Reproducir, copiar, modificar, distribuir o crear obras derivadas del software.
- Realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar cualquier parte de la plataforma.
- Compartir credenciales de acceso con terceros no autorizados.
- Utilizar la plataforma para fines distintos a los establecidos en estos términos.
10. Disponibilidad del Servicio
TuQuotaAdmin se esfuerza por mantener una alta disponibilidad de la plataforma, pero no garantiza un tiempo de actividad del 100%. La plataforma puede estar temporalmente indisponible debido a:
- Mantenimientos programados, los cuales serán comunicados con antelación razonable cuando sea posible.
- Actualizaciones de seguridad o funcionales.
- Fallas técnicas, interrupciones de servicios de terceros (infraestructura en la nube, proveedores de DNS, pasarelas de pago) o causas de fuerza mayor.
TuQuotaAdmin no será responsable por pérdidas de datos, interrupciones del negocio o daños derivados de la indisponibilidad temporal del servicio.
11. Modificación de los Términos
TuQuotaAdmin se reserva el derecho de modificar estos Términos de Servicio en cualquier momento. Las modificaciones serán comunicadas a los Usuarios a través de la plataforma y/o por correo electrónico con al menos 15 días calendario de antelación a su entrada en vigencia. El uso continuado de la plataforma después de la fecha de vigencia de las modificaciones constituye la aceptación de los nuevos términos.
12. Terminación y Cierre de Cuenta
El Usuario puede solicitar el cierre de su cuenta en cualquier momento contactando al equipo de soporte. TuQuotaAdmin podrá cerrar una cuenta en los siguientes casos:
- Incumplimiento reiterado de estos Términos de Servicio.
- Facturas pendientes con un estado VENCIDO por un período superior a 60 días calendario.
- Uso de la plataforma que vulnere la legislación colombiana vigente.
Tras el cierre de cuenta, los datos del condominio serán conservados por el tiempo que la ley colombiana exija (mínimo 5 años para efectos contables y tributarios), y serán eliminados de forma segura una vez cumplido dicho plazo.
13. Ley Aplicable y Jurisdicción
Estos Términos de Servicio se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de estos términos será sometida a la jurisdicción de los Tribunales y Juzgados de la ciudad de Medellín, Colombia, renunciando expresamente a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.
14. Contacto
Para cualquier consulta relativa a estos Términos de Servicio, el Usuario puede contactar a TuQuotaAdmin a través del correo electrónico de soporte disponible en la plataforma, o escribiendo al correo: soporte@tuquotaadmin.com.
15. Aceptación
El uso del sistema por parte del Usuario Administrador constituye la aceptación expresa e inequívoca de los términos aquí estipulados.